2020-04-30
LAUSANNE, SCHWEIZ
COVID-19 och hur vi arbetar
Phil Read, Senior Vice President, Human Resources, Tetra Pak, delar sina insikter om hur vi anpassar vårt sätt att arbeta under COVID-19-krisen och hur viktigt det är att skydda de anställda.
COVID-19-pandemin har inneburit en dramatisk förändring i våra liv. De senaste månaderna har vi fått bevittna enorma förändringar i våra dagliga aktiviteter. Inte bara på det personliga planet utan även på arbetsplatsen där vi tillbringar större delen av vår tid. Precis som för många andra globala organisationer har det även för oss på Tetra Pak inneburit en omställning i arbetet. Vi har behövt ta itu med allt från arbetsmiljöfrågor till hur vi håller medarbetare engagerade och motiverade.
Människors behov först
Vår största prioritering har från första början varit att skydda människor och då framförallt våra egna medarbetare. Tillsammans med våra samarbetspartner Sodexo och CBRE var vi ett av de första företagen i världen som införde helt nya hygien- och rengöringsrutiner i alla våra anläggningar kring månadsskiftet januari/februari.
Kort därefter genomförde vi utbildningskampanjer för att göra alla medarbetare medvetna om virusets möjliga smittvägar, vilka hygienrutiner vi ska följa för att skydda oss själva och våra kollegor, reserestriktioner, strikta karantänregler, kontaktspårning, bestämmelser om fysisk distansering samt användning av skyddsutrustning.
Balansera globala och lokala behov
Vi har över 25 000 anställda och försäljning i drygt 160 länder, vart och ett med sina specifika krav som understryker behovet av ett väl avvägt och flexibelt förhållningssätt. Med anledning av detta har vi tagit fram vägledning och ramar på global nivå för alla våra marknader som ska säkerställa att våra medarbetare har ett bra skydd som bygger på tillägnade vetenskapliga insikter och medicinska råd. Till exempel har regeringar runtom i världen olika krav när det gäller ”fysisk distansering” (från 1 meter till 2 meter). Vår globala standard är därför 2 meter. Även när det gäller karantäntider skiljer det sig mellan olika länder (från 7 dagar till 14 dagar). Vår globala standard är därför 14 dagar. Vi har också gett våra lokala anläggningar och marknader frihet att anpassa kommunikation och insatser efter rådande läge.
Vi utvärderar hela tiden risknivåerna i olika länder (låg, medel och hög) utifrån tillgängliga data (antalet smittade, döda och tillfrisknade, ökningskurvor med mera på daglig basis) för att säkerställa att våra beslut är rimliga och hållbara över tid. Med varje risknivå följer en rad olika rekommendationer eller regler om arbete hemifrån, reserestriktioner, hygienrutiner, besöksrutiner och så vidare.
Att upprätthålla arbetsmoral och motivation
Vi har försökt fatta våra beslut med både intellekt och hjärta. Vi grundar våra beslut på evidens, vetenskap och medicin. Men vi har också försökt stötta våra medarbetare praktiskt och på det känslomässiga planet. Till exempel genom principer för hur vi kan hantera svårigheter med resor, barnomsorg och rekommendationen att inte besöka anhöriga i riskgrupper. Vi har bedrivit en massiv kommunikationskampanj sedan starten för att försäkra oss om att våra medarbetare har den senaste informationen om vad vi gör som företag och vad vi förväntar oss av våra medarbetare, bland annat en omfattande Q&A, flera webbsändningar med vår ledningsgrupp, regelbundna uppdateringar på våra intranätsidor och uppmuntrande berättelser om hur vi tjänar samhället genom att hålla livsmedelskedjan i gång. Dessutom har vi sedan i mars ett globalt externt stödprogram på plats speciellt framtaget för COVID-19 för att dygnet runt kunna ge stöd och råd till de medarbetare som är i behov av det.
En arbetsplats under utveckling
Åtgärder såsom reserestriktioner och arbete hemifrån har införts av både Tetra Pak och regeringar. Dessa har vidtagits för att skydda människor och har bidragit till att vi lärt oss nya sätt att arbeta på. Det har varit en spännande resa. Det står klart att många av de lösningar som vi tvingat oss att utveckla kan komma till nytta för oss även efter COVID-19.
Med alla reserestriktioner och nedstängningar är det fler medarbetare än någonsin som arbetar hemifrån. Från att ha haft cirka 2 000 distansarbetare dagligen är det nu ungefär 70 procent av de anställda som är anslutna hemifrån. Tillsammans med våra globala IM-team har vi fortsatt förbättra vår IT-kapacitet för att upprätthålla produktiviteten och understötta det nya sättet att arbeta på.
Vi hade redan många arbetsledare och medarbetare som jobbade på distans i flera delar av världen. Nu arbetar människor verkligen på distans. Och med denna erfarenhet blir våra chefer också bättre på att bland annat hålla kontakt och prioritera rätt saker. Detta kommer att bli en bra språngbräda för oss att hitta mer kreativa och produktiva sätt att arbeta på i framtiden.
På HR-sidan fortsätter vi att rekrytera, men i stället för fysiska intervjuer håller vi videointervjuer och gör onlinebedömningar. Tillsammans med rekryterande chefer fattar vi beslut om kandidater utan att ha träffat dem fysiskt. Och introduktionen av nyanställda genomförs med virtuella processer.
Vi fortsätter att satsa på utbildning för att våra medarbetare ska utvecklas på lång sikt. Vi började nyligen använda LinkedIn Learning och deltagandet där har ökat snabbt sedan i januari. Vi ställer också om många av våra klassrumsutbildningar till digitala lösningar så att vårt lärande kan fortsätta.
Vi har också ändrat vårt sätt att ge våra kunder support. Vi har tillhandahållit fjärrsupport för underhållstjänster. Vi har arrangerat virtuella besök på våra kundinnovationscenter. Vi har kört virtuella testningar av nya produkter på våra produktutvecklingscenter. Vi har till och med gjort virtuella affärer med kunder vi aldrig har träffat tidigare. Allt detta har tagits emot oerhört väl av våra kunder.
Inom vår distributionskedja har vi genomfört vår första virtuella installation av utrustning (i Beijing) genom att använda ett sofistikerat upplägg med åtkomstkameror, nätverkshubb och smarta glasögon för att göra det möjligt att genomföra installationen på distans koordinerat från Sverige.
Arbetsplatsen utvecklas helt klart i en mycket högre takt än vad vi någonsin har sett förut.
De senaste tre månaderna har varit mycket intensiva och vi har lärt oss nya saker varje dag. Men den starkaste känslan jag har är stolthet. En stolthet som jag delar med mina kollegor på Tetra Pak. Stolthet över ett företag som levererar en livsnödvändig tjänst för samhället. Och en stolthet över att det i de allra stressigaste situationerna lever upp till sina värderingar och har varit så noga med att skydda och stötta sina medarbetare. Jag känner en förnyad känsla av mening med att göra livsmedel säkra och tillgängliga överallt och att vi kan fortsätta leverera enligt vårt löfte om att bevara det goda.
Phil Read, Senior Vice President Human Resources